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□总则

第一条  办公室和财务科合署办公。为加强学校行政事务管理,明确办公室工作职责, 提高办事效率,建立科学、合理、规范的工作程序,使各项管理标准化,制度化,特制定本工作职责。

第二条  本工作职责包括档案管理、人事管理、印章管理、文秘管理、物资管理、设备维修、接待管理和财务管理等。

□档案管理

第三条  归档管理

负责归类、保存学校的总结、计划、报表、决议、决定、协议、合同、通告、通知、会议记录等具有存档价值的文件材料。

第四条  文本档案管理

安排专人负责,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案保证安全。

第五条  档案的销毁

在学校领导批准授权的情况下,负责进行档案的销毁;其它情况无权销毁学校档案。

□人事管理

第六条  招聘管理

负责将各科室所需要补充的人员统一汇总,报主管校领导批准后,协助各科室制定相应的招聘制度、录用政策并组织实施。

第七条  由办公室协助相关科室会同学院组织人事处与需签订劳动合同人员办理相关手续。

第八条  做好各类人员的个人信息汇集、整理和存档工作。

第九条  负责督查学校各项工作的落实情况。

□印章管理

第十条  学校印章由办公室主任负责保管。

第十一条  学校印章的使用一律由主管校领导签字后,方可盖章,如违反此项制度,造成的后果由直接责任人员负责。

第十二条  学校所有需要盖印章的介绍信、说明书等对外公文,须统一编号登记,以备查询、存档。

第十三条  不得开具空白介绍信、证明,如特殊情况确需开具时,必须经主管校领导签字后方可开出。

第十四条  盖章后出现的问题由批准人负责。

□文秘管理

第十五条  做好学校会议记录、整理及信息上报、下达工作。

第十六条  做好学校公文的制发、登记及来文、来电、来函的处理和回复工作。

第十七条  所有文件要保存正本一套,副本一套存档备查,处理文件者保留副本。

第十八条  文件收到后第一时间内送交分管领导批示,并按领导批示的意见办理。办理完毕后存档。

第十九条  负责订阅报刊,办理订阅的相关手续。

第二十条  负责车辆的安排及使用。

□物资管理

第二十一条  物资管理包括专用设备类财产和通用办公类财产。专用设备类财产包括商店商品、体育器材、普通电器(包括空调、电风扇、通讯器材、音响器材等)、电脑及其外部设备、多媒体教学设备等;通用办公类财产包括桌、椅、箱、柜、办公用品(包括笔、笔记本、便笺、复印纸等物品)等。

    第二十二条  负责安排专人管理物资,要求分类编号、建账。

第二十三条  负责建立领用物资登记表,要求登记表以科室为单位建立。领用物资时,必须填写领用物资登记表,使用人或保管人签名,以明确责任。

第二十四条  由办公室统一采购物资。用品的采购本着节约成本、物美价廉、急事急办原则,统一向正规、标准厂家购买,严禁收受回扣谋取私利。

第二十五条  负责物资、办公用品采购后的入库手续,凭发票和入库单报销。

第二十六条  建立入库用品详细目录等台账。

第二十七条  汇总各部门特殊情况自行采购物品的购物申请,报主管校领导批准,安排各部门购进。

第二十八条  负责定期盘点库存物品、填写库存统计报表,报财务审核。要求做到账账相符,账实相符,发现问题必须查明原因,及时处理。

□设备维修

第二十九条  负责监督检查各科室物资的维护、保养情况,发现问题及时处理。

第三十条  负责安排专人进行维修工作,要求熟悉和掌握学校设备的性能、用途及维修方法。

第三十一条  负责汇总各部门使用的房屋、设施、设备的维修报表,报学院总务处维修。并负责督促检查落实情况。

□接待管理

第三十二条  接待工作包括外事接待、内部接待。

第三十三条  内部接待的对象是在校、来访学生和家长。

第三十四条  做好学生的报到、收费工作,并协助相关部门做好学生入学的其它工作。

第三十五条  做好外事接待的协调与安排工作。重大接待活动,提前做好接待预案。

第三十六条  接待工作流程

1、根据来访目的,做好接待工作。

2、客人到办公室,主动起立,打招呼,使用礼貌用语。

3、为客人让座、倒茶。

4、询问客人的身份、单位、姓名及来访目的。

5、必要时向校领导汇报。

□财务管理

第三十七条  财务管理包括收费管理和报销办法

第三十八条  收费范围

1、学费、集训费、陪练费、参赛费、住宿费及学生集体就餐餐费等。

2、物品押金。

第三十九条  负责收取各项费用。具体收费方法:

1、学费:符合条件需减免或特殊情况需缓交的在校学生由校领导批准。交费时根据《入学登记表》办理交费手续。

2、集训费:到办公室填写《集训人员登记表》并办理交费手续,由训练科安排训练。

3、陪练费:学员需要教练陪练,到训练科填写《单陪训练申请表》,经分管校领导批准后按月交费,由训练科安排训练。

4、参赛费:队员参加各种比赛,先到竞赛科填写《乒校外出参赛申请表》,经主管校领导批准,竞赛科提供参赛队员名单,由学校财务统一收取参赛费,回来后按照实际发生的费用单据进行报销。

5、住宿费:外来住宿人员,由接待中心登记收费后,按期将住宿费交到财务。

6、物品押金:凡来学习训练的学生,须交物品押金,毕业时如没有物品损坏将如数退回押金。

7、学生集体就餐餐费:学生实行集体就餐时,餐费由财务统一收取,实行多退少补办法。

第四十条  按学院财务规定报销办法进行日常报销和采购。

第四十一条  负责学校各种欠款的催缴工作。

□集体就餐管理

第四十二条  负责考核餐厅工作,保障学生的合法权益。

第四十三条  负责检查学生食品的质量、数量、卫生状况,审查菜单。

第四十四条  负责检查餐厅、厨房的卫生,工作人员的个人卫生和服务。

第四十五条  对餐厅提供不洁食品、过期的食品、含有害添加剂食品,以及食品数量少,卫生状况差,服务态度差等给予处罚。

第四十六条  负责核算餐费,按省高校工委规定的毛利率进行审核,超过给予处罚。

    第四十七条  负责安排机关工作人员的值班工作

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